Tiêu đề email (Subject) phải đúng chủ đề
Tiêu đề email rất quan trọng, nó thu hút chú ý của người được nhận email. Nó cho biết email này có nội dung là gì và quyết định có đọc tiếp email không. Vì vậy, hãy viết tiêu đề email sao cho thật ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để người nhận email nắm chính xác nội dung của email. Nếu email bạn gửi thường xuyên mang tính định kỳ, như báo cáo công việc hàng tuần, báo cáo doanh số kinh doanh hàng tháng, hàng quý hay báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi email trong tiêu đề.
Không ai muốn nhận phải thư rác: Vì vậy, nếu bạn đặt tiều đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận và đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc không bao giờ mở ra xem.
Đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề, Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tiêu đề. Về lâu dài, khi cần tìm lại email của bạn đã gửi cho họ để xem lại nội dung cũ nhưng không có chủ đề họ sẽ khó lòng mà tìm lại được email của bạn.
Một chủ đề, một email
Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, thì hãy viết email riêng cho từng chủ đề. Người nhận sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin và dễ dàng sắp xếp độ ưu tiên để trả lời tất cả email của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Đồng thời, viết email riêng lẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho người nhận email biết bạn muốn họ trả lời theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc như tên, chức vụ và số điện thoại ( kể cả email nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận email phản hồi thì bạn càng có nhiều xác suất được trả lời email hơn.
Hãy là người dùng email chuyên nghiệp
Nếu bạn thương xuyên liên lạc qua email, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
nếu bạn cần viết một email dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một email cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được email của họ và cho biết thời gian sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi bạn không thể đọc email trong thời gian một hay nhiều ngày, bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
Viết email nội bộ cũng cần chuyên nghiệp
Bạn nên thường xuyên kiểm tra email và nhanh chống trả lời cho sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn, nhất là các bạn làm trong dự án phải trả lời ngay email để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của nhóm. Bạn cũng nên viết email nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như email gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in ra cho người khác đọc hoặc chuyển tiếp email (Forward) cho người khác xem.
Hạn chế dùng từ lóng, từ địa phương. Nên dùng công cụ kiểm tra lỗi chính tả, xem lại email trước khi gửi.
Nên viết lời tái bút
Email cũng gióng như một bức thư truyền thống, mặc dù không bắt buộc nhưng chính nó lại thu hút được sự quan tâm của người đọc, do người đọc thường có thói quen đọc tiêu đề, đọc lướt nội dung và tập trung vào phần tái bút.
Cuối email nên có các cụm từ biểu hiện cảm xúc như: "Xin cảm ơn", "Thân chào", "Kính chào", "Trân trọng", "rất vui được hợp tác".
Tránh viết sai tên người được nhận email
Bạn tuyệt đối không được viết sai tên người nhận email. Bạn sẽ bị đánh giá thấp, gây phản cảm cho người nhận email.
Xin cảm ơn!
No comments:
Post a Comment