Những khoản chi phí không được trừ, không hợp lý, hợp lệ

Các khoản chi phí không được trừ, không hợp lý, hợp lệ

Các khoản chi phí không được trừ, không hợp lý, hợp lệ được quy định tại khoản 2 điều 6 của thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực từ 2/8/2014. Theo đó, các khoản chi phí mà không đáp ứng được điều kiện là Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm những khoản sau:

1. Chi khấu hao tài sản cố định:

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Riêng tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, nhà để xe, xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh được thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ tài sản cố định thuê mua tài chính).

- Chi khấu hao đối với tài sản cố định không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý tài sản cố định và hạch toán kế toán hiện hành.

- Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

- Doanh nghiệp phải thông báo phương pháp trích khấu hao tài sản cố định mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện trích khấu hao. Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được trích khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao theo phương pháp đường thẳng và phải đảm bảo kinh doanh có lãi.

- Phần trích khấu hao đối với xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi trở người đối với doanh nghiệp không chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn thì chỉ được tính vào chi phí được trừ phần khấu hao tương ứng với phần giá trị 1,6 tỷ.

- Khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị.

- Trường hợp tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang dùng cho sản xuất kinh doanh nhưng phải tạm thời dừng do sản xuất theo mùa vụ với thời gian dưới 09 tháng; tạm thời dừng để sửa chữa, để di dời di chuyển địa điểm, để bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ, với thời gian dưới 12 tháng, sau đó tài sản cố định tiếp tục đưa vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong khoảng thời gian tạm dừng đó, doanh nghiệp được trích khấu hao và khoản chi phí khấu hao tài sản cố định trong thời gian tạm dừng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ, lý do của việc tạm dừng tài sản cố định khi cơ quan thuế yêu cầu.

- Quyền sử dụng đất lâu dài không được trích khấu hao và phân bổ vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ:

Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đakhông quá 3 năm.

3. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

Doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh. Định mức này được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phẩm và lưu tại doanh nghiệp.

Trường hợp một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.

4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng không lập Bảng kê 01/TNDN (theo TT 78 ) kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ.

5. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động:

Đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hoặc chi trả sau hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm ( 30 hoặc 31 tháng 3 )

Không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

- Trường hợp hợp đồng lao động của doanh nghiệp ký với người lao động có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công, không trái với các quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện, phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

6. Chi trang phục:

Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ; phần chi trang phục bằng tiền, bằng hiện vật cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Vậy là dù chi bằng tiền hay bằng hiện vật thì sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ nếu chi quá 5tr. Nếu chi bằng tiền thì phải có Phiếu chi, bằng hiện vật thì phải có hóa đơn.

Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.

7. Công tác phí:

Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước. Các bạn xem thêm tại đây: Quy định về công tác phí trong doanh nghiệp.

Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

8. Chi phí trích bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn:

Phần trích nộp các quỹ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động vượt mức quy định (quá 20 lần mức lương tối thiểu chung (1.150.000) <=> 23tr; phần trích nộp kinh phí công đoàn cho người lao động vượt mức quy định (2%).

9. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

- Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78) kèm theo các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm kinh doanh không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Khi thuê địa điểm kinh doanh mà hóa đơn tiền điện, tiền nước mang tên chủ nhà thì thì trên hợp đồng thuê nhà phải thể hiện những khoản tiền này do doanh nghiệp trả trong quá trình sử dụng và phải có bảng kê 02/TNDN, hóa đơn tiền điện tiền nước, phiếu chi phù hợp.

10. Chi phí trả lãi tiền vay:

- Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay ( trên trang web: sbv.gov.vn). 

Ví dụ: DN A vay tiền của nhân viên trong cty 100 triệu ( nhân viên là cá nhân nên không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế) với lãi suất trả cho cá nhân là 1,5%/tháng. Mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay là 8%/tháng.

=> Số tiền lãi phải trả cho cá nhân là: 100tr X 1,5% = 1.500.000 / tháng.

=> Mức lãi suất được trừ là: 8% X 150% = 1,2% => Lãi suất được trừ là: 100tr X 1,2% = 1.200.000 / tháng.

=> Khoản chi lãi vay trả cho nhân viên không được tính vào chi phí được trừ là: 1.500.000 - 1.200.000 = 300.000

- Chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. 

+ Ví dụ: Vố điều lệ trên GP ĐKKD của Công ty ABC là 1,8 tỷ. Ông A đã góp 1 tỷ, còn thiếu 800 tr. 

ABC vay vốn: 1 tỷ với lãi xuất 10%/ tháng. 

=> Lãi suất phải trả: 1 tỷ X 10% = 10tr

=> Lãi xuất không được trừ (do còn thiếu 800tr): 800tr X 10% = 8tr

=> Lãi suất được trừ: 200 X 10% = 2tr

+ Theo điều 6 của Nghị định 222/2013/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/3/2014 thì khi góp vốn doanh nghiệp phải chuyển khoản. Tức là dùng tiền của người góp vốn gửi vào tài khoản ngân hàng của cty và nhớ TK này đã được đăng ký với cơ quan thuế bằng mẫu 08/MST.

Thời hạn góp vốn được quy định tại nghị định 102/2010/NĐ-CP có hiệu lực thi hành ngày 15/11/2010 quy định cụ thể về thời hạn góp vốn của từng loại hình doanh nghiệp.

Theo điều 23 của nghị định 155/2013/NĐ-CP có hiệu lực từng ngày 1/1/2014 thì: 

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Tiếp tục hoạt động khi đã kết thúc thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ mà không được gia hạn;

b) Không góp đúng hạn số vốn đã đăng ký.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không góp đủ số vốn như đã đăng ký.

11. Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí; chi cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng: vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi khống chế nêu trên. Đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra.

Các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới bị khống chế nêu trên không bao gồm:

- Khoản hoa hồng bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm; hoa hồng trả cho các đại lý bán hàng hóa, dịch vụ đúng giá.

- Khoản hoa hồng trả cho nhà phân phối của các doanh nghiệp bán hàng đa cấp. Đối với tổ chức nhận được khoản hoa hồng thì phải kê khai tính vào thu nhập chịu thuế, đối với cá nhân nhận được hoa hồng thì phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả thu nhập.

- Các khoản chi phát sinh trong nước hoặc ngoài nước (nếu có) như: Chi phí nghiên cứu thị trường: thăm dò, khảo sát, phỏng vấn, thu thập, phân tích và đánh giá thông tin; chi phí phát triển và hỗ trợ nghiên cứu thị trường; chi phí thuê tư vấn thực hiện công việc nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ nghiên cứu thị trường; Chi phí trưng bày, giới thiệu sản phẩm và tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại: chi phí mở phòng hoặc gian hàng trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí thuê không gian để trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí vật liệu, công cụ hỗ trợ trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí vận chuyển sản phẩm trưng bày, giới thiệu.

12. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm:

- Vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê.

- Vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

13. Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế; thuế giá trị gia tăng đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống không được, thuế GTGT không được khấu trừ đối với hóa đơn có tổng thanh toán từ 20tr trở lên mà không chuyển khoản. Còn lại số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ DN được hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định ( Theo điểm 9, khoản 4 của điều 14 TT 219/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT).

- thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế thu nhập doanh nghiệp của nhà thầu nước ngoài mà theo thỏa thuận tại hợp đồng nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, doanh thu nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nhận được không bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế thu nhập cá nhân trừ trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động quy định tiền lương, tiền công trả cho người lao động không bao gồm thuế thu nhập cá nhân.

14. Chi phí tiền ăn giữa ca, ăn trưa

- Nếu doanh nghiệp không tổ chức nấu ăn: Khống chế tối đa 680.000/ người / tháng.

- Nếu tổ chức nấu ăn: được trừ toàn bộ nếu chứng minh được có dụng cụ nấu ăn, hóa đơn chi phí nguyên vật liệu để nấu ăn...

15. Các khoản chi phí khác: Các bạn xem thêm tại điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC